Onboarding in der Hotellerie: Warum es JETZT umgesetzt gehört!

Onboarding in der Hotellerie – ein wertvolles Tool, das leider noch immer viel zu wenig genutzt wird. So verwundert es auch nicht, dass MitarbeiterInnen innerhalb 6 – 12 Monate den Betrieb wieder verlassen. In diesem Beitrag erkläre ich, wie Ihr eure MitarbeiterInnen halten könnt.

Immer wieder spreche ich mit ehemaligen Tourismus-KollegInnen und höre über die verzweifelten Versuche misslungener Onboarding-Prozesse und noch mieseres Offboarding. Weshalb sind gerade EigentümerInnen oder familiengeführte Betriebe von diesem Anti-On & Offboarding Phänomen betroffen?

Onboarding für die Hotellerie – oder doch nur das #checkin am Flughafen?

Eigentlich sollte der Begriff Onboarding für die Hotellerie kein Fremdwort sind. Aber ob auch das verstanden wird, was der Arbeitnehmermarkt fordert … ich weiß es nicht!

Deshalb will ich hier die wichtigsten Eckpunkte rund um das Onboarding für die Hotellerie zusammenfassen:

– Das Preboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag. Es beinhaltet alle Maßnahmen zur bestmöglichen Eingliederung des/der neue/n MitarbeiterIn.

– Am ersten Arbeitstag sollte für das Onboarding alles vorbereitet sein (Arbeitsmaterial, Kleidung, Schlüssel & Co). Im Idealfall gibt es einen Betriebs-Buddy, der Sozial und auch von der Jobrolle ähnliche Aufgaben überhat.

– Ein durchdachter Einarbeitungsplan hilft dem/der neue/n KollegIn #stepbystep im Betrieb anzukommen.

– Spätestens am Ende der Probezeit sollte ein ehrliches und offenes erstes Feedback-Gespräch stattfinden.

In HR-Kreisen spricht man von rund 100 Tagen Orientierung für den/die neue/n MitarbeiterIn.

Aus diesem Grund habe ich als Kulturwandlerin das gesamte Onboarding nochmal in drei tieferliegende Teile eingeteilt:

Fachliches Onboarding

  • Der/Die neue KollegIn wird entsprechend seinen/r Fähigkeiten eingesetzt. Er/Sie wird mit den Aufgaben nicht überfordert, aber auch nicht unterfordert. Er/Sie weiß, was zu tun ist und weiß, an wen Er/Sie sich bei Fragen wenden kann und wird durch Vorgesetzte und KollegInnen gefördert.

Soziales Onboarding

  • Die/Der MitarbeiterIn wird ins Team integriert. Das fängt bei der Mittagspause an und hört bei Team-Incentives auf. Er oder Sie wird zu einem vollwertigen Teammitglied und von Vorgesetzten und KollegInnen wertgeschätzt.

Kulturelles Onboarding

  • Das neue Teammitglied kann sich mit dem Unternehmen identifizieren. Es geht vor allem um das Warum: Warum handelt der Betrieb so, wie er es tut? Der/Die MitarbeiterIn weiß, warum er/sie diesen Beitrag leistet.

Wer seine neuen MitarbeiterInnen nicht onboarded, bezahlt viel Geld!

Durchschnittlich € 15.000,- kostet die Fluktuation pro Stelle. (Quelle: Deloitte 2019)

Gerade für die Hotellerie sind das enorm hohe Kosten! Im Durchschnitt sucht ein privat geführtes ****Sterne Haus, 2 bis 5 offene neue MitarbeiterInnen.

So eine offene Stelle verursacht dann Umsatzeinbußen von bis zu € 20.000,- (Quelle: Stepstone, August 2022)

Kündigen die neu gewonnen MitarbeiterInnen dann innerhalb 6 – 12 Monate, wiederholt sich die Kostenfalle!

Was tun gegen diese „versteckten Kosten“?

Als HR-Beraterin, der Nachhaltigkeit besonders wichtig ist, bin ich definitiv für Kostenersparnisse!
Ist das nicht auch in Eurem Sinne?

Ein Weg, ist mit Sicherheit ein durchdachtes und effizientes Onboarding für die Hotellerie. In der Regel ist dies auch keine große Hexerei, sodass neue Mitarbeitende einen guten Start haben und langfristig im Unternehmen bleiben. Laut meiner Erfahrung erfordert es einfach eine menschliche Umsetzung! Deshalb empfinde ich es so wichtig, dass die heutigen HR-Agenden für ein Hotel nicht mehr „nur so nebenbei“ gemacht werden. Es braucht die Ressource MENSCH!

Was „früher“ in Ordnung war, ist heute ein #nogo

Von älteren KollegInnen höre ich gerne „früher war es ja auch nicht so schwierig!“ oder „ich hatte auch keinen Händchenhalter!“

Mhmmm – verstehe ich! Aber ehrlich: Früher war früher – heute ist heute!

Wir sind im konstanten Wandel. Von Generation zu Generation echauffieren sich die Erwachsenen über die Jugendlichen und deren Arbeitsmoral.

Die Jugend liebt heutzutage den Luxus. Sie hat schlechte Manieren, verachtet die Autorität, hat keinen Respekt vor älteren Leuten und schwatzt, wo sie arbeiten soll. Die jungen Leute stehen nicht mehr auf, wenn Ältere das Zimmer betreten. Sie widersprechen ihren Eltern, schwadronieren in der Gesellschaft, verschlingen bei Tisch die Süßspeisen, legen die Beine übereinander und tyrannisieren Ihre Lehrer.

Kenneth John Freeman, 1907 oder war es doch Socrates oder Platon 😕 ich kann es nicht klar herausfinden.

Früher war es vielleicht gang und gäbe, dass sich während der Einarbeitungszeit „der Rest“ ergab. Heute hat sich das Blatt gewendet!

Hier dazu ein spannender Artikel im Standard vom November 2022

Der effektivste Weg etwas zu tun, ist es zu tun!

Bevor ich jetzt auf die Umsetzung der unterschiedlichen Onboarding Schritte eingehe, möchte ich euch noch ein paar Vorbereitungsfragen mitgeben:

Offene Stellen – Was suchen wir? Wen wollen wir? Wo wollen wir suchen?

Erster Kontakt (Stellenanzeige) – Ist der Bewerbungsprozess einfach? Spricht dieser die richtige Zielgruppe an? Funktioniert die Mobilversion auf dem Handy? Präsentieren wir unseren Alleinstellungsmerkmal in der Anzeige?

Bewerbung – Sind die Ressourcen geschaffen, auf jede Bewerbung innerhalb 2-3 Tage zu beantworten? Kann/Soll man eine vorbereitete erste Antwort verfassen?

Zusage – ist das Team auf den/die neue/n MitarbeiterIn vorbereitet? Braucht der/die neue/n MitarbeiterIn Unterstützung bei der Wohnungssuche/Kinderbetreuung?

#nextstep – Umsetzung der Onboardingphasen

In der Vorbereitungsphase – dem Preboarding – empfehle ich gerne, den/die zukünftige MitarbeiterIn schon vorab mit dem Unternehmen vertraut zu machen.

Wie wäre es zum Beispiel, den/die neue/n MitarbeiterIn schon vorab zu einem Teamevent, Mitarbeiterveranstaltung oder Ähnlichem einzuladen? Laut meiner Erfahrung, die einfachste Möglichkeit seine zukünftigen KollegInnen in lockerer Atmosphäre kennenzulernen.

Gerne habe ich auch immer Postkarten an die neuen MitarbeiterInnen versendet 😊 passt total gut in die Reisebranche. Jedes Mal habe ich eine überraschte und positive Rückmeldung dafür erhalten!

Wir sind noch immer beim Preboarding:

  • Arbeitsplatz einrichten (Schreibtisch, PC, Telefon, E-Mail, Anmeldung im System und Zugangsdaten, Schlüssel & Dienstkleidung)
  • Offene Fragen klären
  • Sollte der Arbeitsstart in weiterer Ferne liegen (zb. Bei Lehrlingen) in regelmäßigen Kontakt bleiben
  • Einen Einarbeitungsplan erstellen
  • Dresscode, erste Woche Arbeitszeiten klären
  • KollegInnen zum Mentor ernennen
  • Informationen rund um den Betrieb zusenden (Firmenbroschüre, Arbeitsbereich, Fort- und Weiterbildungen)

Hier endet das Preboarding und startet das Onboarding. Ist man gut auf neue MitarbeiterInnen vorbereitet und organisiert, ist die halbe Miete schon gewonnen.

Onboarding in der Hotellerie

Erster Arbeitstag

  • Neues Teammitglied begrüßen (vielleicht GF, HR oder aber auch der/die jeweilige AbteilungsleiterIn)
  • Ihm/ihr seine zukünftigen KollegInnen vorstellen
  • Ihn/Ihr seinen Mentor oder Mentorin zuweisen
  • Den Arbeitsplatz zeigen
  • Ein kleines, passendes Willkommensgeschenk (IST DAS NON-PLUS-ULTRA)
  • Administrative Dinge klären
  • In Aufgaben und Tools einweisen
  • Erklären, wo Leitfäden und wichtige Infos zu finden sind

Erste Arbeitswoche

Die erste Arbeitswoche ist sozusagen ein verlängerter erster Arbeitstag. Hier ist zu empfehlen:

  • Eine Tour durch das Hotel
  • Ein wöchentlicher #shorttalk zwischen neuer/n MitarbeiterIn und TeamleiterIn
  • Größeren Überblick über Dienstleistungen und Hotelprodukte geben
  • Weiterführende Einarbeitung in Aufgabenbereiche und Tools

Orientierungsphase die Erste (ca. 3 – 6 Monate)

  • In dieser Zeit soll das neue Teammitglied mit dem zukünftigen Aufgabenbereich vertraut gemacht werden und den Betrieb, alle KollegInnen und Prozesse kennenlernen.
  • Siehe Einarbeitungsplan

Integrationsphase

Diese Phase endet für gewöhnlich zwischen 6 und 12 Monate. Der/Die neue MitarbeiterIn darf immer mehr in den Betrieb integriert werden, Aufgaben bearbeiten und Projekte selbstständig umsetzten. (In dieser Phase kommt es natürlich auch immer auf die jeweilige Person und deren Bedürfnisse an – ist es ohnehin eine selbstständige Person? Oder braucht Sie einen längeren Unterstützungsrahmen?)

  • Gemeinsame Einführungsveranstaltungen, Workshops, Teamevents, etc…
  • Wissensaustausch
  • Fortbildungsangebote
  • Feedbackgespräche (sind meiner Erfahrung spätestens nach der Probezeit notwendig und danach in regelmäßigen Abständen)
  • In die Strategie und Unternehmensziele einbeziehen

Wird so ein Onboarding Prozess gelebt, hat das nicht nur viele positive Effekte auf die neuen MitarbeiterInnen, sondern auch für den Betrieb:

  • MitarbeiterInnen sind schneller und effektiver einsatzbereit!
  • Sie fühlen sich wahrgenommen und sind dadurch motivierter und zufriedener!
  • Zudem gibt es auch Studien, dass wertgeschätzte MitarbeiterInnen loyaler gegenüber dem Betrieb werden!
  • Außerdem empfehlen Sie den eigenen Arbeitgeber dann gerne in Ihrem privaten Umfeld weiter!

Also ganz abgesehen von den enormen Kostenersparnisse ist ein transparentes und wertschätzendes Onboarding für die Hotellerie ein wichtiger Schritt für den ohnehin nötigen #kulturwandel

Zudem bin ich der festen Überzeugung, dass wir nur auf diesen Wegen MitarbeiterInnen halten, finden und positiv überraschen können. Wer hier auf stur stellt und der Vergangenheit nachweint, wird schon bald in einer Taschentuchfabrik arbeiten können.

So weit ich weiß, sind auch diese auf der Suche nach neuen MitarbeiterInnen 😉 Stellen suchen (myworkdayjobs.com)

Vivien Schulter,
Chefredakteurin
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