Der Hotelsoftware-Vergleich 2026 zeigt, wie sich Apaleo, Planet, Mews und hotelkit unterscheiden. Dabei vergleichen wir die wichtigsten Funktionen, Kosten, Vorteile und Nachteile. Außerdem erfahren Hotel-Entscheider, welches System zu welchem Hotel passt. So lässt sich die Auswahl schneller und sicherer treffen. Die Quellen sind die Rückmeldungen, welche wir von den Hotels erhalten haben, sowohl inbound über unseres Service-Hotline als auch Outbound für etwaige Detailfragen. Die Diskussion und Einschätzung der Ergebnisse erfolgte durch den Expertenbeirat.
Methodik und Einordnung: Dieser redaktionelle Vergleich beruht auf öffentlich verfügbaren Produkt- und Preisinformationen der Anbieter, Rückmeldungen aus der Hotellerie sowie fachlichen Gesprächen zu einzelnen Funktionen und Einsatzbereichen. Die Ergebnisse wurden durch den Expertenbeirat von hotelimpulse eingeordnet. Verglichen wurden insbesondere Funktionen, Zielgruppen, Schnittstellen, Kostenmodelle sowie mögliche Vor- und Nachteile. Es handelt sich nicht um einen vollständigen technischen Produkttest. Stand der Prüfung: 11. Juli 2026.
Welche Hotelsoftware ist 2026 die beste?
Eine pauschal beste Hotelsoftware gibt es nicht. Denn die richtige Wahl hängt vom Hoteltyp, von der Größe des Betriebs und von den gewünschten Abläufen ab.
- Apaleo passt vor allem zu Hotelgruppen, Serviced Apartments und Hotels, die viele eigene Schnittstellen nutzen möchten.
- Planet mit Protel Cloud PMS ist eine Option, wenn ein Hotel sein PMS, seine Zahlungen und viele weitere Systeme verbinden möchte.
- Mews richtet sich an Hotels, Hostels und andere Beherbergungsbetriebe, die viele Schritte automatisch abwickeln wollen.
- hotelkit ergänzt ein vorhandenes PMS bei Teamarbeit, Housekeeping, Wartung und internen Aufgaben. Es ersetzt das PMS jedoch nicht.
Für viele Hotels ist daher nicht ein einzelnes Programm die beste Lösung. Vielmehr kommt es auf ein gutes Zusammenspiel von PMS, CRM, Zahlungen, Preisen und internen Abläufen an.
Hotelsoftware-Vergleich 2026: vier Anbieter auf einen Blick
Die folgende Tabelle bietet eine erste Hilfe bei der Auswahl. Dabei ist ein Punkt besonders wichtig: Apaleo, Planet und Mews bieten zentrale PMS-Funktionen. hotelkit ist dagegen eine Lösung für interne Abläufe. Deshalb ersetzt hotelkit kein PMS, sondern ergänzt es.
| Anbieter | Art der Lösung | Geeignet für | Zentrale Stärke | Preis |
|---|---|---|---|---|
| Apaleo | Offenes Cloud-PMS und Plattform für Hotels | Hotelgruppen, Serviced Apartments und Hotels mit vielen eigenen Schnittstellen | Offene APIs und frei wählbare Zusatzprogramme | Ab 8 Euro je Zimmer und Monat, mindestens 400 Euro monatlich |
| Planet | Protel Cloud PMS, Zahlungen und weitere Hotelsoftware | Full-Service-Hotels, internationale Häuser und Hotelgruppen | Verbindung von Hotelbetrieb, Schnittstellen und Zahlungen | Preis auf Anfrage |
| Mews | Cloud-PMS und System für den Hotelbetrieb | Einzelhotels, Gruppen, Hostels und neue Beherbergungsmodelle | Viele Abläufe können automatisch erfolgen | Mehrere Pakete und Preis je nach Betrieb |
| hotelkit | Plattform für interne Abläufe | Hotels mit vorhandenem PMS und Bedarf bei Teamarbeit oder Housekeeping | Aufgaben, Housekeeping, Wartung und interne Infos | Preis auf Anfrage |
Die Tabelle dient zunächst als grobe Auswahl. Danach sollten Hotels zwei oder drei Lösungen mit denselben Aufgaben testen. So werden die Unterschiede schnell sichtbar.
Was bedeuten Hotelsoftware, PMS und Hotel CRM?
Im Markt werden viele Begriffe vermischt. Deshalb vergleichen Hotels oft Programme, die ganz andere Aufgaben haben. Eine klare Trennung hilft bei der Wahl.
Hotelsoftware
Hotelsoftware ist der Oberbegriff für digitale Programme im Hotel. Dazu gehören zum Beispiel Buchungen, Zimmer, Gästedaten, Rechnungen, Housekeeping, Zahlungen, Preise und interne Aufgaben.
Property Management System
Das Property Management System, kurz PMS, ist das Hauptsystem im Hotelbetrieb. Dort verwaltet das Hotel Buchungen, Zimmer, freie Kapazitäten, Check-in, Check-out, Gastkonten und Rechnungen. Außerdem ist das PMS oft mit weiteren Programmen verbunden.
Hotel CRM
Ein Hotel CRM kümmert sich vor allem um den Kontakt zum Gast. Es sammelt zum Beispiel Aufenthalte, Wünsche und frühere Kontakte. Dadurch kann das Hotel Gäste gezielter ansprechen. Außerdem lassen sich so mehr Stammgäste und Direktbuchungen gewinnen.
Eine genaue Abgrenzung bietet der Beitrag Hotel Management Software, Hotel PMS und Hotel CRM. Außerdem zeigt der Beitrag CRM im Hotelbetrieb, wie Hotels ihren Service und ihre Abläufe verbessern können.
Plattform für interne Abläufe
Eine solche Plattform steuert Aufgaben im Hotel. Dazu gehören zum Beispiel Schichtwechsel, Reparaturen, Housekeeping, Listen, Beschwerden und internes Wissen. Sie arbeitet meist mit dem PMS zusammen. Dennoch ersetzt sie das PMS nicht.
Revenue Management System
Ein Revenue Management System prüft Nachfrage, Belegung, Buchungstempo und Preise. Danach hilft es dem Hotel bei der Wahl passender Zimmerpreise. Dabei spielen Kennzahlen wie ADR, RevPAR und Auslastung eine wichtige Rolle.
Sieben Punkte für die Auswahl der besten Hotelsoftware
Eine lange Liste mit Funktionen sagt nur wenig über den echten Nutzen aus. Deshalb sollten Hotels alle Anbieter nach denselben Punkten prüfen.
1. Passung zum Hoteltyp
Ein kleines Ferienhotel braucht andere Funktionen als ein Stadthotel, ein Resort oder eine Hotelgruppe. Deshalb sollten zuerst Zimmerzahl, Art des Betriebs, Service und Vertriebswege erfasst werden.
2. Abdeckung der wichtigsten Abläufe
Das System muss die tägliche Arbeit sicher abbilden. Dazu gehören Buchungen, Zimmerstatus, Rechnungen, Zahlungen, Gästedaten und Berichte. Erst danach sind weitere Extras wichtig.
3. Schnittstellen und offene APIs
Gute Hotelsoftware arbeitet nicht allein. Sie sollte sich zum Beispiel mit Booking Engine, Channel Manager, CRM, Payment, Kasse, Revenue Management und Gästekontakt verbinden lassen. Dadurch werden Daten nicht mehrfach erfasst. Außerdem lassen sich später leichter weitere Programme ergänzen.
4. Einfache Nutzung im Team
Eine starke Lösung bringt wenig, wenn das Team sie nicht gern nutzt. Deshalb sollten Rezeption, Reservierung, Housekeeping und Leitung an den Demos teilnehmen. So zeigt sich früh, ob die Bedienung im Alltag passt.
5. Automatische Abläufe mit klarer Kontrolle
Automatische Schritte sollen Zeit sparen. Dennoch muss das Hotel sehen können, was das System erledigt hat. So bleiben Fehler leichter erkennbar.
6. Zugriff auf Daten und Datenschutz
Hotels speichern viele persönliche Daten ihrer Gäste. Deshalb müssen Rechte, Speicherort, Löschung, Backups und Export vor dem Kauf geklärt werden. Außerdem sollte das Hotel jederzeit Zugriff auf seine Daten behalten.
7. Gesamtkosten statt Monatsgebühr
Neben der Lizenz entstehen oft weitere Kosten. Dazu zählen Einrichtung, Umzug der Daten, Schnittstellen, Schulung, Support, Zahlungen und Zusatzmodule. Deshalb sollten Hotels immer die Kosten für mehrere Jahre vergleichen.
Apaleo: offenes PMS für flexible Lösungen
Apaleo ist ein Cloud-PMS mit offenen Schnittstellen, Zahlungen und einem Markt für weitere Programme. Dabei setzt der Anbieter stark auf offene APIs.
Deshalb passt Apaleo vor allem zu Hotels, die ihre Programme frei wählen möchten. Dazu gehören Hotelgruppen, Serviced Apartments und einzelne Hotels mit eigenen IT-Wünschen.
Wichtige Funktionen von Apaleo
- Verwaltung von Buchungen, Zimmern und Raten
- Offene APIs und Webhooks
- Funktionen für Zahlungen
- Viele Apps und Schnittstellen
- Zentrale Daten für mehrere Hotels
- Anbindung eigener Programme
Vorteile von Apaleo
- Hotels können passende Zusatzprogramme frei wählen.
- Offene Schnittstellen erleichtern eigene Abläufe.
- Außerdem eignet sich das System gut für wachsende Gruppen.
- Die Grundpreise sind vergleichsweise klar ausgewiesen.
Mögliche Nachteile von Apaleo
- Der Mindestpreis kann für kleine Hotels hoch sein.
- Außerdem braucht ein Baukasten aus mehreren Programmen einen klaren Plan.
- Zusätzliche Apps können eigene Gebühren haben.
- Eigene Lösungen brauchen oft technisches Wissen.
Apaleo-Preise
Apaleo nennt einen Startpreis von 8 Euro je Zimmer und Monat. Dabei gilt ein Mindestpreis von 400 Euro pro Monat. Weitere Apps und Dienste für Zahlungen können jedoch zusätzliche Kosten verursachen.
Aktuelle Produkt- und Preisinformationen von Apaleo
Einordnung: Apaleo gehört auf die Auswahlliste, wenn offene Schnittstellen und freie Zusatzprogramme besonders wichtig sind.
Planet und Protel Cloud PMS: Hotelsoftware und Zahlungen verbinden
Planet bietet mit Protel Cloud PMS ein System für den Hotelbetrieb. Dabei verbindet die Plattform typische Hotelaufgaben mit Zahlungen und vielen Schnittstellen.
Das System hilft unter anderem bei Buchungen, Check-in, Check-out, Rechnungen, Housekeeping und Berichten. Außerdem können Hotels weitere Programme anbinden.
Wichtige Funktionen von Planet
- Verwaltung von Buchungen und Zimmern in der Cloud
- Check-in, Check-out und Rechnungen
- Funktionen für das Housekeeping
- Berichte und Auswertungen
- Anbindung von Zahlungen
- Booking Engine und weitere Lösungen
Vorteile von Planet
- PMS und Zahlungen können aus einem System kommen.
- Außerdem deckt die Lösung viele klassische Hotelaufgaben ab.
- Viele Schnittstellen helfen bei größeren IT-Systemen.
- Internationale Zahlungsarten sind für viele Hotels wichtig.
Mögliche Nachteile von Planet
- Feste Preise sind nicht offen sichtbar.
- Deshalb muss der genaue Umfang im Angebot stehen.
- Weitere Module können die Kosten erhöhen.
- Auch Gebühren für Zahlungen und Datenexport sollten geprüft werden.
Planet-Preise
Planet erstellt Preise passend zum jeweiligen Hotel. Deshalb sollten PMS, Einrichtung, Schnittstellen, Support und Gebühren für Zahlungen getrennt im Angebot stehen. Erst dann ist ein fairer Vergleich möglich.
Offizielle Informationen zu Protel Cloud PMS von Planet
Einordnung: Planet ist vor allem dann interessant, wenn ein Hotel PMS, Zahlungen und viele Schnittstellen verbinden möchte.
Mews: Cloud-System für moderne Hotels
Mews ist nicht nur ein PMS. Vielmehr verbindet die Plattform Buchungen, Gästereise, Zahlungen, Booking Engine, Preise und weitere Aufgaben.
Dadurch eignet sich Mews für viele Arten von Betrieben. Dazu zählen einzelne Hotels, Gruppen, Hostels, Apartments und neue Mischformen.
Wichtige Funktionen von Mews
- Cloud-PMS für den Hotelbetrieb
- Verwaltung von Buchungen und freien Zimmern
- Booking Engine für Direktbuchungen
- Automatische Zahlungen
- Online-Check-in und Self-Service
- Hilfe bei Preis und Umsatz
- Viele mögliche Schnittstellen
Vorteile von Mews
- Viele Schritte lassen sich automatisch erledigen.
- Außerdem unterstützt die Booking Engine den Direktverkauf.
- Zahlungen sind eng mit den Buchungen verbunden.
- Das System passt zu verschiedenen Arten von Betrieben.
Mögliche Nachteile von Mews
- Die Preise werden für jedes Hotel einzeln berechnet.
- Zusatzmodule und mehr Support können weitere Kosten bringen.
- Auch Gebühren für Zahlungen müssen verglichen werden.
- Automatische Abläufe brauchen zudem gute Daten und klare Regeln.
Mews-Preise
Mews bietet mehrere Pakete. Der Preis hängt dabei vom Hotel, von der Zahl der Zimmer oder Betten und von den gewählten Extras ab. Deshalb erhält jedes Hotel ein eigenes Angebot.
Aktuelle Pakete und Preisinformationen von Mews
Einordnung: Mews ist eine gute Option für Hotels, die Direktbuchung, Zahlungen, Self-Service und automatische Abläufe verbinden möchten.
hotelkit: digitale Abläufe für Housekeeping, Wartung und Teams
hotelkit ist eine Plattform für interne Aufgaben. Dabei liegt der Fokus auf Teamarbeit und täglichen Abläufen. Dazu gehören Aufgaben, Schichtwechsel, Housekeeping, Reparaturen, Wissen und interne Infos.
Damit unterscheidet sich hotelkit klar von einem PMS. Denn die Lösung verwaltet nicht in erster Linie Buchungen und Gastkonten. Stattdessen verbindet sie Teams und Aufgaben mit dem vorhandenen PMS.
Wichtige Funktionen von hotelkit
- Digitale Aufgaben und Listen
- Schichtwechsel und interne Infos
- Planung im Housekeeping
- Reparaturen und Wartung
- Plan für Geräte und Anlagen
- Wissen und feste Abläufe
Vorteile von hotelkit
- Infos werden zentral statt auf Papier oder per privatem Messenger geteilt.
- Außerdem lassen sich Aufgaben klar an Personen und Teams vergeben.
- Housekeeping und Rezeption sehen den aktuellen Stand.
- Reparaturen werden zudem klar erfasst und verfolgt.
Mögliche Nachteile von hotelkit
- hotelkit ersetzt kein volles PMS.
- Außerdem muss das vorhandene PMS zur Schnittstelle passen.
- Die Kosten hängen vom Umfang der Nutzung ab.
Offizielle Informationen zu hotelkit
Einordnung: hotelkit ist sinnvoll, wenn ein Hotel sein PMS behalten, aber Housekeeping, Wartung und Teamarbeit verbessern möchte.
Weitere passende Programme zeigt der Vergleich von Workflow-Software für Hotels.
Welche Hotelsoftware passt zu welchem Hoteltyp?
| Hoteltyp oder Bedarf | Mögliche Auswahl | Grund |
|---|---|---|
| Kleines oder mittleres Einzelhotel | Mews oder Planet prüfen | Beide bieten zentrale PMS-Funktionen und verbinden mehrere Aufgaben. |
| Hotelgruppe mit vielen eigenen IT-Wünschen | Apaleo prüfen | Offene APIs helfen bei eigenen Schnittstellen und mehreren Standorten. |
| Serviced Apartments oder Betrieb mit viel Self-Service | Apaleo oder Mews prüfen | Beide Systeme helfen bei offenen und stark automatischen Abläufen. |
| Full-Service-Hotel mit vielen Zahlungen | Planet oder Mews prüfen | PMS und Zahlungen lassen sich eng verbinden. |
| Vorhandenes PMS, aber Probleme bei internen Abläufen | hotelkit prüfen | Die Plattform ergänzt das PMS bei Housekeeping, Wartung und Aufgaben. |
| Fokus auf Stammgäste und gezielte Angebote | Zusätzliches Hotel CRM prüfen | Ein PMS deckt Kontakt, Marketing und Bindung oft nicht ganz ab. |
Cloud-Systeme bieten Vorteile bei Zugriff, Wachstum und Updates. Dennoch müssen Hotels auch Ausfälle, Datenschutz und Schnittstellen prüfen. Weitere Infos bietet der Beitrag Cloud-Lösungen für Hotels.
Was kostet Hotelsoftware wirklich?
Der monatliche Preis ist nur ein Teil der echten Kosten. Deshalb sollten Hotels alle Ausgaben für mindestens drei Jahre berechnen.
Typische Kosten
- Monatliche oder jährliche Grundgebühr
- Preis je Zimmer, Bett, Standort oder Nutzer
- Einrichtung des Systems
- Umzug der alten Daten
- Schnittstellen und Zusatzmodule
- Booking Engine und Channel Manager
- Gebühren für Zahlungen
- Schulung und Startphase
- Support und feste Antwortzeiten
- Kosten bei einem späteren Wechsel
Zusätzlich sollte das Hotel den möglichen Nutzen berechnen. Dazu zählen zum Beispiel weniger Handarbeit, weniger Fehler, schnellere Rechnungen, mehr Direktbuchungen und bessere Daten. Der Beitrag Datenanalyse im Hotel zeigt, wie Betriebe diese Daten nutzen können.
Hotelsoftware in sieben Schritten auswählen
- Probleme sammeln: Erfassen Sie Handarbeit, Fehler, doppelte Eingaben und fehlende Infos.
- Wichtige Abläufe wählen: Trennen Sie Pflichtfunktionen von netten Extras.
- Vorhandene Systeme erfassen: Notieren Sie PMS, CRM, Channel Manager, Booking Engine, Kasse und Payment.
- Drei Anbieter auswählen: Nutzen Sie dafür bei allen Anbietern dieselbe Liste.
- Echte Fälle testen: Lassen Sie zum Beispiel Storno, Umbuchung, Gruppenbuchung und Rechnungskorrektur zeigen.
- Alle Kosten vergleichen: Fordern Sie Preise für Module, Zahlungen, Schnittstellen und Support an.
- Den Start planen: Bestimmen Sie Zuständige, Datenumzug, Tests, Schulung und Starttermin.
Auch künstliche Intelligenz sollte nicht getrennt betrachtet werden. Denn KI hilft nur dann, wenn sie zu den Daten und Abläufen des Hotels passt. Einen Überblick bietet der Beitrag AI-Tools für Hotelmanagement.
Fazit zum Hotelsoftware-Vergleich 2026
Apaleo, Planet, Mews und hotelkit verfolgen verschiedene Ansätze. Deshalb kann kein Anbieter jedes Hotel gleich gut abdecken.
Apaleo punktet vor allem mit offenen Schnittstellen. Planet verbindet hingegen ein Cloud-PMS mit Zahlungen und vielen Partnern. Mews legt den Fokus auf Direktverkauf und automatische Abläufe. hotelkit verbessert dagegen die Arbeit im Team und ergänzt ein vorhandenes PMS.
Die beste Hotelsoftware ist somit jene Lösung, die die wichtigsten Aufgaben des Hotels einfacher macht. Außerdem muss sie gut zu bedienen sein, mit den nötigen Programmen arbeiten und klare Kosten haben.
Auch kommende Trends sollten in die Wahl einfließen. Einen Ausblick bietet der Beitrag Hoteltrends und Hotel der Zukunft.
Häufig gestellte Fragen zur Hotelsoftware
Welche Hotelsoftware ist 2026 die beste?
Eine pauschal beste Hotelsoftware gibt es nicht. Apaleo eignet sich besonders für offene Systeme. Planet verbindet PMS und Zahlungen. Mews bietet viele automatische Abläufe. hotelkit ergänzt dagegen ein vorhandenes PMS bei internen Aufgaben.
Was ist der Unterschied zwischen Hotel PMS und Hotel CRM?
Ein Hotel PMS steuert Buchungen, Zimmer, Check-in, Check-out und Rechnungen. Ein Hotel CRM sammelt dagegen Daten für Gästekontakt, Angebote und Marketing.
Wie viel kostet eine Hotelsoftware?
Die Kosten hängen von Zimmerzahl, Standorten, Modulen, Schnittstellen und Support ab. Außerdem kommen oft Kosten für Einrichtung, Datenumzug, Zahlungen und Schulung hinzu.
Ist Cloud-Hotelsoftware besser als eine lokale Lösung?
Cloud-Hotelsoftware erleichtert Updates und den Zugriff von mehreren Orten. Dennoch müssen Hotels eine gute Internetverbindung, Datenschutz, Backups und Datenexport prüfen.
Kann hotelkit ein Property Management System ersetzen?
Nein. hotelkit hilft bei Teamarbeit, Housekeeping, Wartung und Aufgaben. Die Lösung ergänzt das PMS, ersetzt aber keine Buchungs- und Rechnungsfunktionen.
Welche Schnittstellen sollte ein Hotel PMS haben?
Wichtig sind Schnittstellen zu Booking Engine, Channel Manager, Payment, CRM, Revenue Management, Kasse, Buchhaltung, Housekeeping und Gästekontakt.
Wie vermeiden Hotels eine zu starke Bindung an einen Anbieter?
Hotels sollten offene Schnittstellen und klare Regeln für Datenexporte verlangen. Außerdem sollten Fristen, Kosten und Rechte nach einer Kündigung im Vertrag stehen.
Quellen und Stand
Die Angaben beruhen auf den öffentlich sichtbaren Infos der Anbieter. Funktionen, Preise und Pakete können sich jedoch ändern. Deshalb sollten Hotels vor der Wahl ein neues und schriftliches Angebot einholen.
- Apaleo: Produkte und Preise
- Planet: Protel Cloud PMS
- Mews: Pakete und Preise
- hotelkit: Plattform für interne Hotelabläufe
Hinweis: Die genannten Aspekte, Vor- und Nachteile sind eine redaktionelle Einordnung und können je nach Hoteltyp, Vertragsumfang und technischer Ausgangslage unterschiedlich ausfallen. Für die Auswahl sind ein aktuelles Anbieterangebot, eine Produktdemo und die Prüfung der benötigten Schnittstellen erforderlich. Stand der Prüfung: 11. Juli 2026.
