Self-Check-in im Hotel kann Mitarbeitende an Rezeption und Reservierung entlasten, Wartezeiten verkürzen und Gästen eine flexible Anreise ermöglichen. Aktuelle Studien aus Österreich, Deutschland und dem internationalen Markt zeigen eine hohe Akzeptanz. Eine pauschale Aussage zur Amortisation ist jedoch nicht seriös: Der wirtschaftliche Nutzen hängt stark vom jeweiligen Hotelbetrieb ab.
Das Wichtigste in Kürze: In der ÖHV-Technologieumfrage 2025 berichten 30 Prozent der befragten Hotels von eingesparten Mitarbeiterkosten durch Technologie – besonders an Rezeption und Reservierung. Eine deutsche Studie zeigt, dass 43 Prozent der befragten Hotels bereits Self-Check-in nutzen. Wissenschaftliche Ergebnisse des IMC Krems bestätigen zudem, dass die Nutzungsabsicht digitaler Self-Service-Systeme die Buchungsabsicht für Hotels ohne klassische Rezeption positiv beeinflusst.
Was bedeutet Self-Check-in im Hotel?
Beim Self-Check-in erledigt der Gast wesentliche Schritte der Anreise selbst. Je nach System erfolgt das vorab über eine Website oder App, an einem Terminal im Hotel oder über eine Kombination dieser Möglichkeiten. Typische Funktionen sind die Erfassung der Meldedaten, Identitätsprüfung, Bezahlung, Zimmerzuweisung und Ausgabe eines digitalen oder physischen Zimmerschlüssels.
Beim Self-Check-out prüft und bezahlt der Gast seine Rechnung digital und erhält sie anschließend per E-Mail oder App. Die Technologie kann eine klassische Rezeption ergänzen oder – bei entsprechenden Hotelkonzepten – zeitweise ersetzen.
Fünf aktuelle Studien zu Self-Check-in und digitalen Hotelprozessen
| Studie | Datenbasis | Zentrales Ergebnis | Einordnung |
|---|---|---|---|
| ÖHV-Technologieumfrage 2025 | 249 österreichische Hotelbetriebe | 30 % haben durch Technologie Mitarbeiterkosten eingespart, vor allem an Rezeption und Reservierung. | Für Österreich besonders relevant; Effekt nicht ausschließlich Self-Check-in zuordenbar. |
| Access Guestline/elevatr 2025 | 104 deutsche Hoteliers | 43 % nutzen Self-Check-in; 88 % wollen mit Digitalisierung das Personal entlasten. | Aktuelle DACH-Marktdaten; Systemanbieter an der Erhebung beteiligt. |
| IMC Krems 2025 | 200 Reisende aus dem Schengenraum | Die Nutzungsabsicht von Self-Service-Technologien beeinflusst die Buchungsabsicht signifikant positiv. | Wissenschaftliche Studie; untersucht Absichten, nicht tatsächlich erzielte Hotelumsätze. |
| Oracle/Skift 2022 | Über 5.000 Reisende und rund 600 Hoteliers weltweit | 73 % würden eher ein Hotel mit Self-Service-Technologie wählen. | Große internationale Stichprobe; möglicher Pandemieeffekt. |
| Mews/OnePoll 2024 | 1.000 US-Reisende und 1.000 Hotelmitarbeitende | Fast 80 % würden in einem Hotel mit automatisierter Rezeption oder Self-Service-Kiosk übernachten. | Aktuell, aber auf den US-Markt bezogen und von einem Anbieter beauftragt. |
1. ÖHV-Technologieumfrage 2025
Die für österreichische Hotelbetriebe besonders relevante ÖHV-Technologieumfrage 2025 basiert auf 249 Mitgliedsbetrieben. 30 Prozent der Befragten geben an, durch Technologie bereits Mitarbeiterkosten eingespart zu haben. Betroffen sind vor allem die Bereiche Rezeption und Reservierung.
Gleichzeitig wollen 60 Prozent in Tools zur Prozessautomatisierung investieren. Die Studie belegt damit einen wirtschaftlichen Effekt digitaler Hotellösungen, trennt jedoch nicht exakt zwischen Check-in-Systemen, PMS, Automatisierung und anderen Technologien.
2. Deutsche Hotelierstudie von Access Guestline und elevatr
Für die Studie zur Digitalisierung in der deutschen Hotellerie wurden 2025 insgesamt 104 Hoteliers befragt. 43 Prozent setzen bereits Self-Check-in-Lösungen ein. Fast drei Viertel wollen das Gästeerlebnis und die Gästekommunikation weiter digitalisieren.
Als wichtigste Ziele nennen die Betriebe die Entlastung des Personals mit 88 Prozent und ein besseres Gästeerlebnis mit 78 Prozent. Besonders das Ausfüllen des Meldescheins und standardisierte Check-in-Aufgaben gelten als relevante Zeithebel.
3. Wissenschaftliche Untersuchung des IMC Krems
Die 2025 veröffentlichte Studie des IMC Krems zur Akzeptanz von Self-Service-Technologien untersuchte 200 Reisende aus dem Schengenraum. Einbezogen wurden Self-Check-in, Self-Check-out, digitale Zimmerschlüssel und mobile Gästeinformation.
Das zentrale Ergebnis: Die Absicht, diese Technologien zu nutzen, hat einen signifikant positiven Einfluss auf die Buchungsabsicht für ein Hotel ohne klassische Rezeption. Entscheidend ist der wahrgenommene Nutzen. Ein System muss dem Gast also einen erkennbaren Vorteil bieten – beispielsweise eine schnellere, flexible oder kontaktlose Anreise.
4. Internationale Oracle-/Skift-Studie
Für die internationale Studie „Hospitality in 2025“ von Oracle und Skift wurden mehr als 5.000 Reisende und rund 600 Hotelverantwortliche befragt. 73 Prozent der Reisenden erklärten, dass sie eher ein Hotel mit Self-Service-Technologie wählen würden. 38 Prozent wünschten ein weitgehend automatisiertes Modell, bei dem Mitarbeitende bei Bedarf erreichbar sind.
Wegen des Erhebungszeitpunkts 2022 dürfte der Wunsch nach Kontaktvermeidung teilweise durch die Pandemie verstärkt worden sein. Die große internationale Stichprobe macht die Studie dennoch zu einem wichtigen Trendindikator.
5. Mews-/OnePoll-Studie 2024
Eine von Mews beauftragte und von OnePoll durchgeführte Studie aus dem Jahr 2024 befragte jeweils 1.000 amerikanische Reisende und Hotelmitarbeitende. Fast 80 Prozent der Reisenden wären bereit, in einem Hotel mit automatisierter Rezeption oder Self-Service-Kiosk zu übernachten. Mehr als 40 Prozent bevorzugten einen Check-in über Website, App oder Terminal.
Die Ergebnisse bestätigen die hohe Akzeptanz digitaler Prozesse. Da die Studie vom Systemanbieter Mews beauftragt wurde und sich auf den US-Markt bezieht, sollte sie für österreichische Ferienhotels jedoch nur ergänzend verwendet werden.
Lohnt sich ein digitales Check-in-System für Hotels?
Die Studien zeigen einen klaren Trend, liefern aber keine allgemeingültige Amortisationsdauer. Ein Self-Check-in-System rechnet sich vor allem dann, wenn viele wiederkehrende administrative Schritte automatisiert werden können und tatsächlich Arbeitszeit freigesetzt wird.
Vereinfachter Zeitnutzen = Anreisen pro Jahr × Minuten je Check-in × digitaler Nutzungsanteil
Für einen vollständigen Business Case sind zusätzlich der Personalkostensatz, eingesparte Nacht- oder Bereitschaftszeiten, Software- und Hardwarekosten sowie mögliche Zusatzumsätze zu berücksichtigen. Digitale Angebote für Frühstück, Parkplatz, Zimmerupgrade, Early Check-in oder Late Check-out können den wirtschaftlichen Effekt verbessern.
Welche Vorteile sind durch die Studien gestützt?
- Entlastung der Rezeption: Standardisierte Datenerfassung und wiederkehrende administrative Aufgaben können automatisiert werden.
- Flexible Anreise: Gäste können auch außerhalb regulärer Rezeptionszeiten einchecken.
- Weniger Wartezeit: Vorab-Check-in und Terminals reduzieren Belastungsspitzen bei gleichzeitig eintreffenden Gästen.
- Bessere Datenqualität: Gäste erfassen ihre Daten selbst, wodurch Übertragungsfehler vermieden werden können.
- Digitales Upselling: Zusatzleistungen lassen sich standardisiert und zum passenden Zeitpunkt anbieten.
- Wahlmöglichkeit für Gäste: Digital affine Gäste erledigen den Prozess selbst, während persönliche Betreuung weiterhin angeboten werden kann.
Wichtig: Aus den Studien lässt sich nicht seriös ableiten, dass jedes Hotel durch Self-Check-in einen bestimmten Prozentsatz seiner Personalkosten spart. Entscheidend ist, ob gewonnene Arbeitszeit tatsächlich reduziert oder für wertvollere Aufgaben am Gast eingesetzt werden kann.
Was sollten Hotels vor der Einführung prüfen?
- Zielgruppe: Wie hoch ist die Akzeptanz bei Geschäftsreisenden, Familien, internationalen Gästen oder der Stammklientel?
- Prozess: Können Meldeschein, Zahlung, Identitätsprüfung, Zimmerzuweisung und Schlüsselübergabe durchgängig digital erfolgen?
- Schnittstellen: Funktioniert die Lösung zuverlässig mit PMS, Payment, Schließsystem und Buchungskanälen?
- Kommunikation: Werden Gäste bereits bei Buchung, Bestätigung und vor der Anreise klar über den Ablauf informiert?
- Unterstützung: Gibt es bei Bedienungsfehlern oder Sonderfällen eine schnell erreichbare Ansprechperson?
- Messung: Werden Nutzungsquote, Zeitersparnis, Abbruchrate, Zusatzumsatz und Gästefeedback vor und nach der Einführung verglichen?
Weitere Begriffe und Entwicklungen rund um Digitalisierung und Hotelvertrieb finden Hotelentscheider im hotelimpulse-Fachbegriffe-Service.
Fazit: Hybrid ist für viele Hotels der beste Einstieg
Self-Check-in im Hotel ist kein reines Sparinstrument. Richtig integriert kann die Technologie administrative Arbeit reduzieren, flexible Anreisen ermöglichen und Mitarbeitenden mehr Zeit für persönliche Betreuung geben. Die aktuelle Studienlage bestätigt sowohl die Akzeptanz bei Gästen als auch das Effizienzpotenzial für Hotelbetriebe.
Für viele Ferien- und Stadthotels dürfte ein hybrides Modell besonders sinnvoll sein: Gäste können digital einchecken, erhalten bei Bedarf aber weiterhin persönliche Unterstützung. Ob sich die Investition rechnet, sollte jedes Hotel anhand seiner Anreisevolumina, Rezeptionszeiten, Personalkosten und Systemlandschaft berechnen.
Häufige Fragen zu Self-Check-in im Hotel
Was ist ein Self-Check-in-System im Hotel?
Ein Self-Check-in-System ermöglicht Gästen, Meldedaten, Identitätsprüfung, Zahlung und teilweise die Schlüsselübernahme selbst über Website, App oder Terminal abzuwickeln.
Akzeptieren Hotelgäste einen digitalen Check-in?
Ja. Aktuelle Studien zeigen eine grundsätzlich hohe Akzeptanz. Besonders wichtig sind ein klarer Nutzen, einfache Bedienung und eine erreichbare Unterstützung bei Problemen.
Spart Self-Check-in automatisch Personalkosten?
Nein. Das System spart zunächst Arbeitszeit. Ein finanzieller Effekt entsteht erst, wenn Dienstpläne angepasst oder Mitarbeitende für andere wertschöpfende Aufgaben eingesetzt werden können.
Ist Self-Check-in auch für Ferienhotels geeignet?
Ja, häufig als freiwillige Ergänzung zur persönlichen Rezeption. Bei beratungsintensiven Angeboten und älteren Zielgruppen ist ein hybrides Modell meist geeigneter als eine vollständig unbesetzte Rezeption.
Welche Schnittstellen benötigt ein Hotel?
Üblicherweise sind Schnittstellen zum Property-Management-System, Zahlungsanbieter und Schließsystem notwendig. Je nach Betrieb kommen Meldeschein, Buchungsmaschine, Gäste-App und CRM hinzu.
Quellen und Studien
- Österreichische Hotelvereinigung: ÖHV-Technologieumfrage 2025, n = 249 Hotelbetriebe.
- Access Guestline/elevatr: Digitalisierung in der Hotellerie – die Umfrageergebnisse, 2025, n = 104 deutsche Hoteliers.
- Berger-Grabner, Doris; Nake, Magdalena, IMC Krems: Customers’ acceptance towards self-service technologies and the impact on usage intention using the example of receptionless hotels, 2025, n = 200.
- Oracle Hospitality/Skift: Hospitality in 2025: Automated, Intelligent … And More Personal, 2022, mehr als 5.000 Reisende und rund 600 Hoteliers.
- Mews/OnePoll: Survey on automated front desks and self-service technology, 2024, n = 2.000.
