Der Check-InGo von asut computer ist ein in Österreich entwickelter Self-Check-in-Automat für Hotels, Pensionen und Apartmentbetriebe. Dabei verbindet die Lösung Anmeldung, Zahlung, Meldeschein und Ausgabe einer Schlüsselkarte. Gäste können deshalb rund um die Uhr ein- und auschecken – mit bestehender Buchung oder als Walk-in.
Kurz erklärt: Der Check-InGo übernimmt häufige Aufgaben der Hotelrezeption. Gäste rufen ihre Buchung per Buchungs- oder QR-Code auf, scannen den Ausweis und bezahlen offene Beträge. Anschließend erhalten sie ihre Zimmerkarte. Außerdem kann der Automat Walk-in-Buchungen, Ersatzkarten, Zusatzangebote, Zwischenrechnungen und den Check-out abwickeln. Dafür muss er mit Hotelsoftware, einem Zahlungssystem und einem elektronischen Schließsystem verbunden sein.
Entwicklung: Seit 2022 von asut computer in Kärnten entwickelt
Einsatz:Hotels, Pensionen, Apartmenthäuser, Chalets und Ferienwohnungen
Betrieb: Self-Check-in und Check-out rund um die Uhr
Was bietet der Self-Check-in-Automat für Hotels?
Der Check-InGo von asut computer ergänzt die Rezeption digital. Er deckt vor allem späte Anreisen, Zeiten ohne besetzte Rezeption und häufige Standardabläufe ab. Laut Hersteller wird die Lösung seit 2022 in österreichischen Hotels, Pensionen und Apartmenthäusern eingesetzt.
Dabei ist der Automat mehr als eine Ausgabe für Zimmerkarten. Denn er verbindet mehrere Schritte: Buchung erkennen, Gastdaten erfassen, Meldeschein erstellen, offene Beträge einheben, Karte codieren und Rechnung ausgeben.
Ob ein Hotel dadurch Arbeitszeit spart oder anders nutzt, hängt jedoch vom Betrieb ab. Wichtig sind zum Beispiel die Zahl der Anreisen, die Öffnungszeiten der Rezeption, die Gästegruppen und mögliche Sonderfälle. Außerdem muss die Technik gut mit den bestehenden Systemen verbunden sein.
So funktioniert der Self-Check-in am Hotelautomaten
Bei einer bestehenden Buchung wählt der Gast zunächst die gewünschte Sprache. Danach ruft er die Buchung über einen Buchungs- oder QR-Code auf. Anschließend liest der Scanner Reisepass oder Ausweis ein. Nun kann der Gast offene Zimmerkosten und Zusatzangebote kontaktlos mit Bankomat- oder Kreditkarte bezahlen.
Erst nach der Zahlung gibt der Check-InGo die codierte Zimmerkarte aus. Bei der Abreise können Gäste offene Beträge begleichen und die Schlüsselkarte wieder am Automaten abgeben.
Walk-in auch ohne bestehende Reservierung
Für spontan anreisende Gäste zeigt der Automat freie Zimmer mit Bildern, Infos und Preisen. Der Gast wählt dann ein Angebot, meldet sich an, bezahlt und erhält die Zimmerkarte. Somit kann ein Hotel auch außerhalb der üblichen Rezeptionszeiten neue Buchungen annehmen.
Welche Funktionen bietet Check-InGo?
- Check-in und Walk-in: Anreise mit Buchungs- oder QR-Code sowie Auswahl eines freien Zimmers ohne Vorreservierung.
- Ausweis und Meldedaten: Der Scanner liest den Reisepass ein und erstellt danach den Meldeschein.
- Kontaktlose Zahlung: Bezahlung per NFC, Bankomat- und Kreditkarte vor Ausgabe der Zimmerkarte.
- Schlüsselausgabe: Das System codiert die Zimmerkarte und gibt sie danach aus.
- Self-Check-out: Gäste bezahlen offene Beträge, erhalten die Rechnung und geben die Karte zurück.
- Ersatzkarte: Neue Zimmerkarte bei Verlust; die bisherige Karte wird gesperrt.
- Zimmerstatus: Gäste können prüfen, ob ihr Zimmer bereits gereinigt und bezugsfertig ist.
- Zusatzangebote: Je nach Einrichtung buchen Gäste Wellness, Restaurant, Frühstück oder weitere Angebote.
- Gästeinfos: Der Automat zeigt Infos, Wege und Hinweise zum Aufenthalt in mehreren Sprachen.
- Hilfe aus der Ferne: Mitarbeiter können den Ablauf über Smartphone oder Web-App sehen und helfen.
Zimmerkarte verloren: Ersatz ohne besetzte Rezeption
Ein gutes Beispiel ist eine verlorene Zimmerkarte am Abend oder in der Nacht. Mit einem persönlichen Code vom Check-in kann der Gast am Automaten eine Ersatzkarte anfordern. Dabei wird die verlorene Karte gesperrt und die neue sofort ausgegeben.
Wenn weitere Hilfe nötig ist, kann sich ein Mitarbeiter laut asut computer über das Smartphone mit dem Automaten verbinden. Er sieht dann den Ablauf und kann den Gast gezielt unterstützen. Eine Gegensprechanlage ist immer eingebaut. Eine Rufbereitschaft bleibt zwar nötig, doch nicht jeder Vorfall verlangt einen Einsatz vor Ort.
Zimmerstatus, Frühstück und Zusatzleistungen
Der Check-in kann schon erfolgen, obwohl das Zimmer noch gereinigt wird. Zunächst gilt die Karte ab der üblichen Bezugszeit. Sobald das Zimmer fertig ist, prüft der Gast den Status am Automaten. Danach kann er die Karte bei Bedarf für einen früheren Zutritt ändern. In Verbindung mit AIDA kann das Hotel laut Hersteller außerdem eine E-Mail zur Zimmerfreigabe senden.
Auch während des Aufenthalts dient der Automat als digitaler Servicepunkt. Gäste können zum Beispiel eine Zwischenrechnung abrufen, Wellness buchen oder ihren Frühstücksstatus prüfen. Welche Funktionen verfügbar sind, hängt jedoch von Hotelsoftware, Schnittstellen und gewählter Ausstattung ab.
Technische Daten des Check-InGo
Der Automat kann frei stehen oder an einer Wand montiert werden. Laut den technischen Unterlagen eignet er sich außerdem für einen überdachten Außenbereich. Allerdings muss der Standort vor direktem Regen und starker Sonne geschützt sein.
| Bereich |
Angabe |
Bedeutung für das Hotel |
| Abmessungen |
1.680 × 680 × 500 mm (H × B × T) |
Standort und freie Fläche müssen vorab geplant werden. |
| Display |
22-Zoll-Touchscreen |
Bildschirm für Check-in, Zahlung und Gästeservice. |
| Strom |
230 V AC; laut Hersteller zusätzlich USV und Erdung nach ÖNORM |
Der Stromanschluss ist vorab mit asut computer abzustimmen. |
| Netzwerk |
LAN standardmäßig; WLAN und LTE optional |
Eine stabile Verbindung zu Hotelsoftware und Zahlung ist nötig. |
| Zahlung |
NFC, Kredit- und Bankomatkarten |
Zimmerkarte wird erst nach erfolgreicher Zahlung ausgegeben. |
| Scanner |
QR-Code- und Reisepass-Scanner |
Buchung aufrufen und Meldedaten digital erfassen. |
| Ausgabe |
Thermodrucker und Kartenausgabe |
Rechnung und codierte Zimmerkarte direkt am Automaten. |
| Montage |
Wandmontage mit oder ohne Standfuß; Bodenverankerung mit Standfuß |
Befestigung und Zugang für die Wartung müssen eingeplant werden. |
Verbindung mit Hotelsoftware und Türsystem
Der Nutzen eines Check-in-Automaten hängt stark von der Verbindung mit den bestehenden Systemen ab. asut computer nennt dafür vor allem die eigene Hotelsoftware AIDA.X und HUGO sowie Systeme für Zahlung und Zutritt. Erst durch diese Verbindung greifen freie Zimmer, Gastdaten, Zahlung, Meldeschein und Schlüssel gut ineinander.
HUGO läuft in der Cloud und lässt sich über PC, Tablet oder Smartphone nutzen. AIDA.X läuft dagegen lokal unter Windows und richtet sich an Betriebe mit besetzter Rezeption. Vor dem Kauf sollte das Hotel deshalb klären, ob auch seine vorhandenen Systeme unterstützt werden.
Redaktionelle Einordnung: Ein Check-in-Automat ersetzt nicht alle Aufgaben der Rezeption. Denn Sonderfälle, Fragen zur Technik und persönliche Wünsche bleiben bestehen. Für viele Hotels ist deshalb ein gemischtes Modell sinnvoll: Der Automat übernimmt häufige Abläufe, während Mitarbeiter für Beratung und persönliche Betreuung verfügbar bleiben.
Welche Vorteile digitale Check-in-Systeme bieten und wie hoch ihre Akzeptanz bei Gästen ist, zeigen mehrere aktuelle Untersuchungen. Die wichtigsten Ergebnisse fasst hotelimpulse im Beitrag Self-Check-in im Hotel: aktuelle Studien und Business Case zusammen.
Für welche Hotelbetriebe ist die Lösung interessant?
Der Einsatz liegt besonders bei vielen späten Anreisen, zeitweise unbesetzter Rezeption oder vielen kurzen Aufenthalten nahe. Dazu zählen zum Beispiel Stadthotels, Pensionen, Apartmenthäuser, Sport- und Seminarbetriebe sowie Hotels mit Ruhetagen.
Auch Ferienhotels können den Automaten ergänzend nutzen – etwa für Anreisen außerhalb der Kernzeiten, den Self-Check-out oder Ersatzkarten in der Nacht. Wenn Gäste jedoch viel Beratung brauchen oder digitale Lösungen selten nutzen, sollte die persönliche Wahl sichtbar bleiben.
Diese Fragen sollten Hotels vorab klären
- Wie viele Check-ins und Check-outs fallen außerhalb der Rezeptionszeiten an?
- Welche Abläufe sollen automatisiert und welche bewusst persönlich bleiben?
- Sind PMS, Zahlungssystem und Schließanlage kompatibel?
- Wie werden OTA-Gäste und mehrere Zimmer in einer Buchung behandelt?
- Wer unterstützt Gäste bei Sonderfällen oder technischen Problemen?
- Wie werden Standort, Strom, Netzwerk, Datenschutz und Wartungszugang gelöst?
- Welche Nutzungsquote und Zeitersparnis sollen nach Einführung gemessen werden?
asut computer: Entwicklung und Betreuung aus Österreich
Die asut computer- und rechenzentrum gmbh wurde 1989 gegründet. Sie hat Standorte in Spittal an der Drau, Villach und Wiener Neudorf. Neben Hotelsoftware entwickelt das Unternehmen auch Lösungen für IT, Sicherheit, Kassen und Abläufe. Der Check-InGo wurde laut asut computer in Kärnten entwickelt und wird seit 2022 angeboten.
Zum Angebot gehören Beratung, Einbau, Schulung, Fernwartung und laufende Hilfe. Außerdem bietet asut computer für den Check-InGo einen Wartungsvertrag mit Updates, Support und Tausch defekter Hardware an. Der Preis richtet sich nach Ausstattung, Schnittstellen, Zahlung, Kartenlösung und Aufwand für den Einbau.
Fazit: Self-Check-in-Automat für Hotels mit vielen Funktionen
Der Check-InGo von asut computer kann mehr als nur Zimmerkarten ausgeben. Denn Check-in, Walk-in, Meldedaten, Zahlung, Karte und Check-out greifen in einem System ineinander. Außerdem machen Ersatzkarte, Zimmerstatus, Zwischenrechnung und Zusatzbuchungen den Automaten zu einem digitalen Servicepunkt.
Für Hotels liegt der mögliche Nutzen vor allem in der Erreichbarkeit außerhalb der Rezeptionszeiten. Zudem lassen sich häufige Abläufe einfacher abwickeln. Ob dadurch Kosten sinken oder der Service besser wird, sollte das Hotel jedoch mit echten Nutzungsdaten prüfen.
Weitere Grundlagen zur Digitalisierung von Anreiseprozessen finden sich im hotelimpulse-Beitrag Online-Check-in im Hotel: Effizienz und Gästezufriedenheit.
Häufige Fragen zum Check-InGo von asut computer
Was ist der Check-InGo von asut computer?
Der Check-InGo ist ein in Österreich entwickelter Self-Check-in-Automat für Hotels, Pensionen und Apartmentbetriebe. Er verbindet Check-in, Zahlung, Meldeschein, Zimmerkarte und Check-out.
Können Gäste ohne Reservierung ein Zimmer buchen?
Ja. Im Walk-in-Modus können verfügbare Zimmer mit Beschreibung und Preis angezeigt, ausgewählt und direkt am Automaten bezahlt werden.
Was passiert bei einer verlorenen Zimmerkarte?
Der Gast kann mit einem individuellen Code eine Ersatzkarte anfordern. Die bisherige Karte wird dabei gesperrt und eine neue Zimmerkarte ausgegeben.
Welche Zahlungsmöglichkeiten unterstützt der Automat?
Der Check-InGo unterstützt laut technischen Unterlagen kontaktlose Zahlungen sowie Bankomat- und Kreditkarten. Die genaue Ausstattung wird dabei für jedes Hotel festgelegt.
Kann der Check-InGo im Außenbereich stehen?
Der Automat ist für einen überdachten und witterungsgeschützten Außenbereich vorgesehen. Der Standort muss vor direktem Regen und starker Sonneneinstrahlung geschützt sein.
Welche Hotelsoftware kann angebunden werden?
asut computer nennt vor allem die eigenen Programme HUGO und AIDA.X. Ob auch andere Systeme passen, muss das Hotel vorab mit asut computer prüfen.
Was kostet der Check-InGo?
asut computer nennt keinen festen Preis. Die Kosten hängen zum Beispiel von Ausstattung, Software, Türsystem, Zahlung, Kartenlösung und Einbau ab.
Quellen
Hinweis: Die Angaben zu Funktionen und Unternehmen stammen aus den Produktunterlagen und von asut computer. hotelimpulse hat die Lösung redaktionell eingeordnet und passende Einsatzbereiche bewertet.
