Self-Check-in-Terminal, Online-Check-in oder App: Welche Lösung passt zu welchem Hotel?

Entscheidend ist deshalb nicht, ob ein Check-in digitalisiert wird, sondern welche Schritte der Gast selbstständig erledigen soll. Ein Online-Check-in kann Daten bereits vor der Anreise erfassen. Eine App kann Check-in, Kommunikation und digitalen Zimmerschlüssel verbinden. Ein Self-Check-in-Terminal kann dagegen zusätzlich Prozesse direkt im Hotel übernehmen – bis hin zu Zahlung und Ausgabe einer physischen Zimmerkarte.

Wie eine solche Terminal-Lösung in der Praxis funktioniert, zeigt der Self-Check-in-Automat Check-InGo von asut computer. Die österreichische Lösung verbindet je nach Konfiguration mehrere Schritte von der Anmeldung bis zur Zimmerkartenausgabe.

Kurzantwort: Online-Check-in eignet sich besonders für die digitale Vorbereitung vor der Anreise. Apps können zusätzliche Funktionen während des Aufenthalts und einen Mobile Key integrieren. Ein Self-Check-in-Terminal ist vor allem dann interessant, wenn Gäste auch ohne Smartphone und ohne besetzte Rezeption vor Ort einchecken, bezahlen und eine Zimmerkarte erhalten sollen. In vielen Hotels ist eine Kombination mehrerer Varianten am sinnvollsten.

Was ist der Unterschied zwischen Self-Check-in-Terminal, Online-Check-in und App?

Alle drei Varianten digitalisieren Teile des Check-ins. Sie unterscheiden sich jedoch vor allem darin, wo der Prozess stattfindet und welche Funktionen unmittelbar beim Hotel verfügbar sind.

Die Grenzen sind dabei nicht immer eindeutig. Moderne Systeme können verschiedene Varianten miteinander verbinden. So kann ein Gast beispielsweise vorab online Daten eingeben und anschließend am Terminal nur noch die Buchung aufrufen, bezahlen und die Zimmerkarte beziehen.

1. Online-Check-in: Check-in bereits vor der Anreise vorbereiten

Beim Online-Check-in erhält der Gast typischerweise vor der Anreise einen Link per E-Mail oder Nachricht. Über eine Website oder ein digitales Formular übermittelt er die benötigten Informationen.

Je nach System können dabei unter anderem folgende Schritte erledigt werden:

• persönliche Daten erfassen,
• Meldedaten ergänzen,
• Anreisezeit bekannt geben,
• Zahlungsdaten hinterlegen,
• offene Beträge begleichen,
• Zimmerpräferenzen auswählen und
• Zusatzleistungen buchen.

Der wesentliche Vorteil liegt darin, dass viele administrative Aufgaben bereits vor dem Eintreffen des Gastes durchgeführt werden können.

Weitere Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten beschreibt hotelimpulse im Beitrag Online Check-in im Hotel: Effizienz steigern.

Vorteile des Online-Check-ins

• Keine zusätzliche Hardware im Eingangsbereich erforderlich
• Gastdaten können schon vor der Anreise vorliegen
• Weniger administrative Schritte beim Empfang
• Digitale Zusatzangebote können vor der Ankunft angeboten werden
• Für den Gast über Smartphone, Tablet oder Computer nutzbar

Wo liegen die Grenzen?

Ein reiner Online-Check-in löst nicht automatisch alle Prozesse bei der tatsächlichen Ankunft.

Zu klären bleibt beispielsweise:

• Wie erhält der Gast seine Zimmerkarte?
• Wie wird bei offenen Zahlungen vorgegangen?
• Was geschieht bei fehlenden oder falschen Daten?
• Wie werden Gäste ohne Smartphone oder mit technischen Problemen betreut?
• Wie kann ein spontan anreisender Gast ohne Reservierung ein Zimmer buchen?

Bleibt für die Schlüsselübergabe weiterhin die Rezeption notwendig, reduziert der Online-Check-in zwar administrative Arbeit, ermöglicht aber noch keinen vollständig selbstständigen Anreiseprozess.

2. Mobile Check-in und Hotel-App

Eine Hotel-App kann den Online-Check-in um zusätzliche Funktionen erweitern. Der digitale Check-in wird damit Teil einer umfassenderen mobilen Guest Journey.

Je nach Lösung können über eine Hotel-App beispielsweise angeboten werden:

• Online-Check-in,
• Mobile Key beziehungsweise digitaler Zimmerschlüssel,
• Hotelinformationen,
• Chat oder Gästekommunikation,
• Restaurant- und Wellnessbuchungen,
• Upselling,
• Rechnungsübersicht und
• digitaler Check-out.

Wann ist eine Hotel-App besonders interessant?

Eine App bietet vor allem dann Vorteile, wenn der digitale Kontakt mit dem Gast nicht beim Check-in endet. Sie kann zum zentralen digitalen Begleiter während des gesamten Aufenthalts werden.

Das kann beispielsweise für größere Ferienhotels, Resorts oder Hotelgruppen interessant sein, die viele Services und Kommunikationsmöglichkeiten digital bündeln möchten.

Eine zusätzliche App kann auch eine Hürde sein

Aus Gästesicht sollte allerdings berücksichtigt werden, dass nicht jeder Gast für einen einzelnen Aufenthalt eine zusätzliche App installieren möchte.

Für reine Check-in-Prozesse kann deshalb eine browserbasierte Lösung mit persönlichem Link einfacher sein. Eine App gewinnt insbesondere dann an Nutzen, wenn der Gast damit auch nach dem Check-in regelmäßig interagiert.

3. Self-Check-in-Terminal: digitale Rezeption direkt im Hotel

Ein Self-Check-in-Terminal verlagert den digitalen Prozess an einen festen Servicepunkt im Hotel. Der Gast benötigt für den eigentlichen Vorgang nicht zwingend eine zuvor installierte App.

Je nach Ausstattung kann ein Check-in-Automat mehrere physische und digitale Schritte miteinander verbinden:

• Buchung per Code oder QR-Code aufrufen,
• Ausweis erfassen,
• Gastdaten und Meldedaten bearbeiten,
• offene Beträge bezahlen,
• Zimmerkarte codieren und ausgeben,
• freie Zimmer für Walk-ins anbieten,
• Zusatzleistungen verkaufen,
• Ersatzkarten ausgeben und
• Self-Check-out ermöglichen.

Genau diese Verbindung verschiedener Abläufe ist der wesentliche Unterschied zu einem reinen Online-Check-in.

Ein konkretes Beispiel ist der Check-InGo von asut computer. Das in Österreich entwickelte System kann Buchung, Ausweiserfassung, Zahlung, Meldeschein und Ausgabe einer Zimmerkarte an einem Self-Service-Punkt verbinden.

Wann hat ein Terminal Vorteile?

Ein Self-Check-in-Terminal ist besonders interessant, wenn der Gast auch dann anreisen können soll, wenn die Rezeption nicht besetzt ist.

Typische Einsatzfälle sind:

• Spätanreisen,
• Nachtanreisen,
• Ruhetage,
• zeitweise unbesetzte Rezeption,
• Walk-in-Gäste ohne Reservierung,
• verlorene Zimmerkarten und
• Self-Check-out außerhalb der Rezeptionszeiten.

Terminal oder Online-Check-in: Was ist für welches Hotel besser?

Die passende Lösung hängt stark von Hoteltyp, Betriebsorganisation und Gästeverhalten ab.

Warum die Kombination häufig die stärkste Lösung ist

In der Praxis muss sich ein Hotel nicht zwingend zwischen Online-Check-in und Terminal entscheiden. Beide Systeme können unterschiedliche Probleme lösen.

Ein möglicher Ablauf sieht beispielsweise so aus:

1. Der Gast erhält vor der Anreise einen Online-Check-in-Link.
2. Persönliche Daten werden bereits vorab eingegeben.
3. Das Hotel beziehungsweise PMS kennt die Anreise.
4. Der Gast kommt außerhalb der Rezeptionszeit an.
5. Am Terminal ruft er seine bestehende Buchung auf.
6. Offene Beträge werden bezahlt.
7. Die Zimmerkarte wird ausgegeben.
8. Der Gast kann unmittelbar sein Zimmer beziehen.

Damit übernimmt der Online-Check-in die Vorbereitung und das Terminal die physischen Prozesse am Hotelstandort.

Was ist beim digitalen Meldeschein in Österreich zu beachten?

Auch bei digitalem beziehungsweise automatisiertem Check-in bleiben die gesetzlichen Meldepflichten bestehen.

Österreichische Beherbergungsbetriebe müssen ein Gästeverzeichnis führen. Dieses darf auch elektronisch geführt werden. Gäste müssen grundsätzlich unverzüglich, jedenfalls aber innerhalb von 24 Stunden nach dem Eintreffen im Beherbergungsbetrieb angemeldet werden.

Die konkrete technische Umsetzung des elektronischen Gästeverzeichnisses sollte deshalb bereits bei der Auswahl eines Self-Check-in-Systems berücksichtigt werden.

Weitere Informationen bietet das österreichische Unternehmensserviceportal zum Gästeverzeichnis und zur Meldepflicht.

Welche Rolle spielen PMS und Schließsystem?

Ob ein digitaler Check-in tatsächlich Arbeit einspart, hängt wesentlich von den Schnittstellen ab.

Besonders wichtig sind Verbindungen zu:

• Property Management System (PMS),
• Buchungsdaten,
• Zahlungssystem,
• Gästeverzeichnis beziehungsweise Meldesystem und
• elektronischem Schließsystem.

Wenn Daten nach einem Self-Check-in anschließend nochmals manuell in andere Systeme übertragen werden müssen, geht ein wesentlicher Teil des möglichen Effizienzgewinns verloren.

Physische Zimmerkarte oder Mobile Key?

Auch der Zugang zum Zimmer beeinflusst die Wahl des Check-in-Systems.

Eine physische Zimmerkarte ist für Gäste gewohnt und funktioniert unabhängig davon, ob sie eine App installieren möchten. Ein entsprechend ausgestattetes Terminal kann die Karte direkt ausgeben und bei Bedarf ersetzen.

Ein Mobile Key kann dagegen den Check-in vollständig auf das Smartphone verlagern. Dafür müssen Hotelsoftware, mobile Anwendung und Türsystem miteinander kompatibel sein.

Die Entscheidung sollte deshalb nicht isoliert aus Sicht des Check-ins erfolgen, sondern gemeinsam mit der vorhandenen oder geplanten Schließanlage betrachtet werden.

Welche Lösung ist für Walk-in-Gäste geeignet?

Ein wichtiger Unterschied zeigt sich bei Gästen, die noch keine Reservierung haben.

Ein klassischer Online-Check-in setzt normalerweise eine bestehende Buchung voraus. Bei einem entsprechend integrierten Self-Check-in-Terminal kann dagegen auch ein Walk-in-Prozess möglich sein.

Der Gast kann dann beispielsweise:

1. verfügbare Zimmer sehen,
2. ein Zimmer auswählen,
3. die persönlichen Daten eingeben,
4. bezahlen und
5. eine Zimmerkarte erhalten.

Das kann insbesondere bei Hotels an Verkehrsrouten, Stadthotels sowie Pensionen und Apartmentbetrieben mit nicht durchgehend besetzter Rezeption wirtschaftlich interessant sein.

Der Check-InGo von asut computer unterstützt laut Hersteller auch solche Walk-in-Buchungen.

Was kostet Terminal, Online-Check-in oder App?

Ein sinnvoller Kostenvergleich muss mehr berücksichtigen als Software- oder Anschaffungspreise.

Relevant sind insbesondere:

• Hardware,
• Software und Lizenzen,
• Schnittstellen,
• Schließsystem,
• Zahlungsintegration,
• Installation,
• Wartung und Support sowie
• der tatsächlich erzielbare Zeitgewinn.

Einen detaillierten Überblick dazu bietet der hotelimpulse-Beitrag Self-Check-in im Hotel: Kosten, Preise und Wirtschaftlichkeit.

Wie akzeptieren Gäste Self-Check-in?

Die Akzeptanz digitaler Check-in-Lösungen ist grundsätzlich hoch, unterscheidet sich jedoch nach Gästegruppe, Hoteltyp und konkreter Ausgestaltung.

Wesentlich ist deshalb, dass Digitalisierung nicht zwangsläufig bedeutet, die persönliche Betreuung vollständig abzuschaffen. Für viele Betriebe ist ein hybrides Modell sinnvoll: Gäste, die schnell und selbstständig einchecken möchten, können die digitale Variante wählen. Gäste mit Fragen oder individuellen Anliegen erhalten weiterhin persönlichen Service.

Aktuelle Untersuchungen und konkrete Zahlen fasst hotelimpulse im Beitrag Self-Check-in im Hotel: Was aktuelle Studien und Business Cases zeigen zusammen.

Entscheidungshilfe: Sieben Fragen für Hoteliers

Vor der Auswahl eines Systems sollten Hoteliers folgende Fragen beantworten:

1. Wann reisen unsere Gäste an?
   Gibt es viele Ankünfte außerhalb der Rezeptionszeiten?
2. Wie viele Gäste möchten digital einchecken?
   Passt Self-Service zu den wichtigsten Gästegruppen?
3. Soll die Rezeption dauerhaft besetzt bleiben?
   Oder sollen bestimmte Zeiten vollständig digital abgedeckt werden?
4. Wie erhält der Gast Zugang zum Zimmer?
   Physische Zimmerkarte, PIN oder Mobile Key?
5. Gibt es Walk-in-Gäste?
   Sollen auch Gäste ohne vorherige Reservierung außerhalb der Rezeptionszeiten buchen können?
6. Welche Systeme müssen verbunden werden?
   PMS, Zahlung, Meldedaten und Schließanlage sollten möglichst ohne manuelle Zwischenschritte zusammenspielen.
7. Welche Aufgaben sollen persönlich bleiben?
   Beratung, Begrüßung und individuelle Gästebetreuung können weiterhin bewusst durch Mitarbeiter erfolgen.

Praxislösung: Check-InGo von asut computer

Für Hotels, die über einen physischen Self-Service-Punkt im Hotel sowohl digitale als auch praktische Abläufe abdecken möchten, ist ein Check-in-Terminal eine mögliche Lösung.

Der in Österreich entwickelte Check-InGo von asut computer verbindet je nach Hotelkonfiguration mehrere Prozesse. Dazu zählen beispielsweise Buchungsaufruf, Ausweiserfassung, Meldedaten, Zahlung und Ausgabe einer codierten Zimmerkarte.

Zusätzlich können unter anderem Walk-in-Buchungen, Self-Check-out, Ersatzkarten, Zimmerstatus und Zusatzangebote eingebunden werden.

Funktionen, technische Daten, Integrationen und konkrete Einsatzbereiche finden Hotelentscheider im ausführlichen hotelimpulse-Beitrag über den Check-InGo Self-Check-in-Automaten von asut computer.

Fazit: Nicht entweder digital oder persönlich

Self-Check-in-Terminal, Online-Check-in und Hotel-App erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Deshalb gibt es keine Lösung, die für jeden Hotelbetrieb gleichermaßen ideal ist.

Online-Check-in eignet sich besonders für die Vorbereitung der Anreise. Eine Hotel-App kann daraus eine umfassendere digitale Guest Journey entwickeln. Ein Self-Check-in-Terminal kann dagegen direkt im Hotel zusätzliche physische Schritte wie Zahlung oder Zimmerkartenausgabe übernehmen.

Für Hotels mit vielen Spätanreisen, unterschiedlichen Gästegruppen oder zeitweise unbesetzter Rezeption ist deshalb häufig eine Kombination aus Online-Check-in und Self-Check-in-Terminal besonders interessant.

Entscheidend bleibt, dass PMS, Zahlung, Meldedaten und Zutritt möglichst durchgängig miteinander verbunden sind und Gäste weiterhin Unterstützung erhalten, wenn der digitale Ablauf nicht funktioniert oder persönliche Beratung gewünscht wird.

Häufige Fragen zu Self-Check-in-Terminal und Online-Check-in

Was ist besser: Self-Check-in-Terminal oder Online-Check-in?

Das hängt vom Hotelbetrieb ab. Online-Check-in eignet sich besonders für die Vorbereitung vor der Anreise. Ein Terminal bietet zusätzliche Möglichkeiten direkt im Hotel, beispielsweise Zahlung, Zimmerkartenausgabe oder Walk-in-Buchungen.

Kann ein Hotel Online-Check-in und Terminal kombinieren?

Ja. Der Gast kann seine Daten beispielsweise vorab online erfassen und anschließend am Terminal nur noch die Buchung aufrufen, offene Beträge bezahlen und die Zimmerkarte beziehen.

Braucht ein Gast für Self-Check-in eine App?

Nicht zwingend. Online-Check-in kann browserbasiert erfolgen. Bei einem Self-Check-in-Terminal kann der Prozess direkt am Automaten durchgeführt werden. Eine App ist vor allem interessant, wenn zusätzliche mobile Funktionen oder ein digitaler Zimmerschlüssel genutzt werden.

Kann ein Check-in-Terminal Zimmerkarten ausgeben?

Ja, entsprechend ausgestattete Systeme können physische Zimmerkarten codieren und ausgeben. Das konkrete Zusammenspiel hängt vom eingesetzten Schließsystem und den verfügbaren Schnittstellen ab.

Können Gäste ohne Reservierung an einem Check-in-Automaten einchecken?

Bei Systemen mit integrierter Walk-in-Funktion ist das möglich. Gäste können verfügbare Zimmer auswählen, Daten eingeben, bezahlen und anschließend ihre Zimmerkarte erhalten.

Kann Self-Check-in die Rezeption ersetzen?

Bestimmte Standardprozesse können automatisiert und einzelne Zeiten ohne besetzte Rezeption abgedeckt werden. Individuelle Fragen, Sonderfälle und persönliche Betreuung bleiben jedoch bestehen. Für viele Hotels ist deshalb ein hybrides Modell sinnvoll.

Ist ein elektronischer Meldeschein in Österreich möglich?

Ja. Das Gästeverzeichnis kann in Österreich elektronisch geführt werden. Dabei müssen die gesetzlichen Vorgaben zur Meldung und zur Erfassung beziehungsweise Bestätigung der erforderlichen Daten eingehalten werden.

Quellen und weiterführende Informationen

• hotelimpulse: Check-InGo von asut computer – Self-Check-in-Automat für Hotels
• hotelimpulse: Self-Check-in im Hotel – Studien und Business Case
• hotelimpulse: Self-Check-in im Hotel – Kosten, Preise und Wirtschaftlichkeit
• hotelimpulse: Online Check-in im Hotel
• Unternehmensserviceportal Österreich: Gästeverzeichnis und Meldepflicht

Informationsstand: 28. September 2026. Welche Funktionen eines digitalen Check-in-Systems tatsächlich verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Anbieter, Hotelsoftware, Schließsystem, Zahlungssystem und der gewählten Konfiguration ab.